Preskoči na sadržaj
Konis Software
Sistem za upravljanje dokumentima

Pronađite bilo koji dokument za nekoliko sekundi

DocDot pretražuje ono što piše unutar dokumenta, ne samo ime fajla. Vadi ugovore, fakture, ponude i skeniranu dokumentaciju iz inboxa i deljenih foldera u jedan prostor, pa ih nalazi po broju fakture, imenu klijenta ili delu teksta kojeg se sećate.

  • Pretraga po sadržaju
  • OCR skenova
  • Verzionisanje
  • Prava pristupa
  • Tok odobravanja
  • Revizioni trag
Zakažite razgovor
  1. 01
    Izvori
    • Emailprilozi i prepiska
    • Deljeni folderimrežni diskovi
    • Skenirana dokumentapapir iz arhive
    • Lokalni fajloviradne stanice
  2. 02
    Jezgro
    DocDotUŽIVO
    PRETRAGA PO SADRŽAJU
    • Indeksiranje sadržaja (OCR)
    • Verzionisanje
    • Prava pristupa
    • Tok odobravanja
    ↑ Ugovori, fakture, ponudesve što firma potpiše, pošalje ili primi
  3. 03
    Rezultat
    • Nalaz za sekundepo broju, imenu, tekstu
    • Tačna verzijaistorija izmena
    • Revizioni tragko, šta i kada
    • Automatsko usmeravanjeodobrenja i obaveštenja
Dokument nađe odgovornog
Šta je

Jedan prostor umesto deset inboxa

Ugovor je u nečijem mejlu, potpisani sken na deljenom disku, poslednja ponuda na laptopu. Kad zatreba, pretražite pet mesta i nadate se da je bar jedno aktuelno.

DocDot skuplja rasute dokumente iz mejlova, deljenih foldera, skeniranog papira i lokalnih diskova u jedan prostor. Kad stigne ugovor, faktura ili ponuda, više nije bitno u čijem je inboxu — dokument se nalazi pretragom.

Pretraga ide kroz sam tekst dokumenta, ne samo kroz ime fajla. OCR čita i skenirane ugovore i papirnu dokumentaciju, pa dokument izlazi po broju fakture, imenu klijenta ili delu rečenice koje se sećate.

Svaka verzija, izmena i odobrenje ostaju zabeleženi, a prava pristupa određuju ko šta vidi — Finansije ne otvaraju HR dosijee. Tok odobravanja sam usmerava dokument odgovornoj osobi i šalje obaveštenje, umesto da se prosleđuje ručno.

Document Management System

  • Pretraga po sadržaju: termin, broj fakture, ime klijenta ili deo teksta
  • OCR nad skeniranim ugovorima, fakturama i papirnom dokumentacijom
  • Objedinjavanje mejlova, deljenih foldera, skenova i lokalnih fajlova
  • Klasifikacija i metapodaci: tip dokumenta, klijent, broj, datum
  • Verzionisanje sa istorijom izmena i dnevnikom aktivnosti
  • Revizioni trag: ko je otvorio, izmenio ili odobrio dokument
  • Prava pristupa po ulozi i organizacionoj jedinici
  • Tok odobravanja sa pravilima usmeravanja i notifikacijama
  • Integracije: NG Operations, KickOff CRM, NG eFiscal, NG Commerce
Kako radi

Put dokumenta kroz DocDot

Od trenutka kad dokument uđe, do trenutka kad ga neko potvrdi — svaki korak beleži ko je šta uradio i kada.

  1. 01

    Prikupljanje

    DocDot preuzima dokumente odande gde već žive — iz priloga u mejlu, deljenih diskova, skenera i lokalnih foldera — bez zahteva da ljudi menjaju način rada.

    Prilozi iz mejla i deljeni folderiSkener i snimak telefonomPrevlačenje i otpremanje fajlovaLokalni diskovi i mrežni deljeni prostori
  2. 02

    Indeksiranje

    Svaki dokument se pročita, skenirani prođe kroz OCR, i dobija metapodatke — tip, klijent, broj, datum — pa mu ceo tekst postaje pretraživ.

    OCR skenova i fotografijaIzdvajanje celog tekstaKlasifikacija po tipu dokumentaMetapodaci: klijent, broj, datum
  3. 03

    Pronalaženje

    Ko ima prava pristupa, dokument nalazi tako što ukuca ono čega se seća — broj fakture, ime klijenta ili deo rečenice iz teksta.

    Pretraga po sadržaju, ne po imenu fajlaFiltriranje po tipu, klijentu, datumuPregled bez izvorne aplikacijeRezultati ograničeni na dozvoljeno
  4. 04

    Odobravanje

    Dokumenti kojima treba potvrda kreću se sami. Vi definišete korake i pravila usmeravanja; DocDot šalje dokument odgovornoj osobi i obaveštava je.

    Definisani koraci odobravanjaPravila usmeravanja po tipu dokumentaNotifikacije odgovornoj osobiStatus vidljiv u svakom koraku
  5. 05

    Kontrola i trag

    Svaka izmena čuva verziju, svaka radnja ostavlja trag, a prava pristupa drže dokument pred pravim ljudima.

    Istorija verzija sa označenom aktuelnomDnevnik aktivnosti i pun revizioni tragPrava pristupa po uloziVraćanje ranije verzije
Funkcionalnosti

Šta dobijate

Funkcije koje rasutu dokumentaciju pretvaraju u jedan pretraživ i kontrolisan arhiv.

  • Pretraga po sadržaju

    Dokument nalazite po terminu, broju fakture, imenu klijenta ili delu teksta — pretraga čita sadržaj, ne samo ime fajla.

  • OCR skeniranih dokumenata

    Skenirani ugovori, fakture i papirna dokumentacija prolaze kroz OCR, pa i fotografisana stranica postaje potpuno pretraživa.

  • Centralizovano skladište

    Mejlovi, deljeni folderi, skenirani papir i fajlovi sa lokalnih diskova objedinjuju se u jedan prostor sa jednim ulazom.

  • Klasifikacija i metapodaci

    Svaki dokument nosi tip, klijenta, broj i datum, pa se može filtrirati i grupisati, ne samo pretraživati.

  • Verzionisanje

    Istorija izmena čuva svaku verziju i označava aktuelnu — uvek znate koja je kopija ispravna, bez „final_v3".

  • Revizioni trag

    Otvaranje, izmena i odobravanje beleže se redom, pa ostaje pun zapis ko je šta i kada uradio.

  • Prava pristupa

    Dozvole se postavljaju po ulozi i organizacionoj jedinici — Finansije ne otvaraju HR dosijee, a svako vidi samo ono što mu treba.

  • Tok odobravanja

    Korake odobravanja i pravila usmeravanja definišete jednom; dokumenti kojima treba potvrda dalje se kreću sami.

  • Automatsko usmeravanje

    DocDot šalje svaki dokument odgovornoj osobi i obaveštava je, umesto da se prosleđuje ručno.

  • Integracije sa NG porodicom

    Ugovori iz KickOff CRM-a, proizvodna dokumentacija i laboratorijski atesti iz NG Operations, arhiva računa iz NG eFiscal i dokumenta dobavljača iz NG Commerce.

Rezultati

Zašto se prelazi na DocDot

Efekat ne dolazi od jedne funkcije, nego od toga što dokument više ne mora da se traži.

−80%
Vreme traženjaPretraga po sadržaju vraća dokument za sekunde, umesto ručnog pretraživanja foldera i mejlova.
1
Ispravna verzijaVerzionisanje uvek pokazuje koja je kopija aktuelna — nema više paralelnih „final" fajlova.
100%
Revizioni tragSvaka izmena, pregled i odobrenje ostaju zabeleženi — pun trag ko je šta i kada uradio.
2–6
Nedelja do produkcijeZavisi od broja izvora i pravila pristupa i odobravanja koja treba postaviti.

Navedene vrednosti su ciljni opsezi zasnovani na implementacijama, ne garancija rezultata.

Česta pitanja

DocDot — Česta pitanja

Da li DocDot zamenjuje naše deljene foldere?

Ne. DocDot indeksira ono što već imate — priloge iz mejla, deljene diskove, skenere i lokalne foldere — i objedinjuje ih u jedan pretraživ prostor. Izvori ostaju, ali dokumente više ne tražite po njima, nego pretragom po sadržaju.

Kako radi pretraga skeniranih dokumenata?

Skenirani ugovori, fakture i papirna dokumentacija prolaze kroz OCR, koji sliku pretvara u tekst. Od tada se sken ponaša kao svaki drugi dokument — nalazite ga po broju, imenu ili frazi sa stranice.

Ko može da vidi koji dokument?

Pristup se dodeljuje po ulozi i organizacionoj jedinici. Finansije ne vide HR dosijee, a svako otvara samo dokumente koje mu uloga dozvoljava. Svaki pristup se beleži u revizionom tragu.

Kako znam koja je verzija ispravna?

DocDot čuva istoriju verzija i označava aktuelnu. Svaka izmena je pripisana osobi i vremenu, a ranija verzija se može vratiti — pa nema dileme koja je kopija prava.

Da li se DocDot povezuje sa vašim drugim sistemima?

Da. Povezuje se sa KickOff CRM-om za ugovore, NG Operations za proizvodnu dokumentaciju i laboratorijske ateste, NG eFiscal za arhivu računa i NG Commerce za dokumenta dobavljača — pa su ti dokumenti pretraživi zajedno sa ostalima.

Kako izgleda tok odobravanja?

Definišete korake kroz koje tip dokumenta mora da prođe i pravila koja ga usmeravaju. DocDot potom šalje dokument odgovornoj osobi, obaveštava je i beleži ishod — dokument se kreće sam, umesto da čeka u inboxu.

Kako se formira cena?

Na upit. Cena zavisi od broja korisnika, obima dokumenata i izvora koje treba objediniti i tokova odobravanja koje treba podesiti. Nakon kratkog razgovora dobijate predlog uvođenja po fazama i procenu.

DocDot

Dodatna prezentacija
Proizvodi

Povezani proizvodi

  • Omnikanalna AI komunikaciona platforma

    Mailbook

    Objedinjuje Viber, WhatsApp, e-poštu, društvene mreže, SMS i telefoniju u jedno sanduče — sa govornim AI-jem za pozive i chat asistentom za pisane kanale.

    Saznajte višeOmnichannel AI Communication Platform
  • CRM platforma

    KickOff CRM

    Prodaja, marketing, korisnička podrška, zadaci i baza kontakata u jednom CRM-u — prodajni levak, kampanje, reklamacije, segmentacija i analitika oko istog kupca.

    Saznajte višeCustomer Relationship Management
  • Sistem za upravljanje magacinom

    KickOff WMS

    Cloud sistem za upravljanje magacinom — magacinska mapa, barkod, kontrola roka trajanja i optimizovano komisioniranje, od prijema robe do otpreme, u realnom vremenu.

    Saznajte višeWarehouse Management System

Pokažite nam gde vam žive dokumenti

Kratak razgovor o vašim inboxima, deljenim diskovima i papirnoj arhivi — pa demo koji vaše dokumente nalazi po sadržaju.

Zakažite razgovor